Belçika’ya iş görüşmesine gidecekler iki şirketin yazısını sunacak

İstanbul’daki bir şirket adına Belçika’da bir müşteriyle sözleşme müzakeresi yapmak, ürünlerini bir fuarda tanıtmak veya şirket toplantısına katılmak isteyen Türk vatandaşı, kısa süreli ticari ziyaret amacıyla Schengen C vizesine başvurabiliyor. Türkiye’de bir işverene bağlı çalışan kişi için dosyanın iki ayrı kurumsal ayağı bulunuyor: Belçika’daki şirket neden davet ettiğini, Türkiye’deki işveren ise çalışanı hangi görevle gönderdiğini ve dönüşte iş ilişkisini nasıl sürdüreceğini belgeliyor. Belçika ticari vizesi başvurusunda ziyaretin süresi, fiilen yapılacak faaliyet ve yolculuğun finansmanı iki yazıda birbiriyle uyumlu olmalı.

Ticari seyahatin sınırı: toplantı, fuar ve Belçika’da fiilî çalışma

Belçika’nın Türkiye başvuruları için ticari C vizesi açıklaması, sözleşme imzalama ve iş toplantısına katılma gibi kısa süreli ziyaretleri bu kategoride sayıyor; vize, Belçika’da profesyonel faaliyeti yerine getirmek için genel bir çalışma izni sağlamıyor. Örneğin İstanbul’daki bir şirketin satış temsilcisinin Brüksel’deki alıcısıyla iki gün fiyat görüşmesi yapması ile aynı kişinin Belçika’daki fabrikada üç hafta makine montajı yapması aynı faaliyet türü değil. İkinci durumda çalışmanın nerede yapıldığına, süreye ve bölgesel izin veya muafiyet koşullarına ayrıca bakılır.

Flaman Bölgesi’nin çalışma izni muafiyetlerine ilişkin açıklamasında konferans, iş toplantısı, fuar, sözleşme müzakeresi ve bazı eğitim ziyaretleri için koşula bağlı muafiyetler sayılıyor. Belçika’da çalışma izni muafiyetinin kapsamı bölgeden bölgeye ve yapılan işe göre değişebiliyor. İzin muafiyeti bazı görevlendirmelerde bildirim yükümlülüğünü kaldırmıyor; Belçika’nın Limosa bilgilendirmesi kapalı katılımlı toplantılar ve belirli etkinlikler için ayrı bildirim istisnalarını tanımlıyor. Belçika’daki şirketten, yapılacak işin izin ve bildirim durumunu seyahat öncesinde netleştirmesi istenmeli.

Belçika’daki şirketin davet mektubu neyi kanıtlamalı?

Türkiye için yayımlanan ticari vize evrak listesi, davet mektubunun Belçika’daki şirketin resmî antetli kâğıdında, kaşeli ve imzalı düzenlenmesini istiyor. Mektupta şirketin açık adresi ve iletişim bilgileri, imzalayan yetkilinin adı ve görevi, ziyaretin amacı ve süresi, yolculuk ve konaklama harcamalarını karşılayacak taraf ile Türkiye’ye dönüşe yönelik mali garanti verilip verilmediği açıkça yer almalı. Liste, e-postayla gönderilen taranmış davet mektubunun asıl belge olarak kabul edilebileceğini de belirtiyor.

İki günlük tedarik görüşmesi için düzenlenen davet, toplantının yapılacağı işyerini ve karşı tarafın temsilcisini göstermeli. Bir fuar ziyareti varsa fuar adı, takvim, organizatör kaydı, katılımcı veya ziyaretçi statüsü ve şirketin etkinlikle bağlantısı açıklanabilir. Başvuru sahibinin seyahat sebebi müşteriye ürün tanıtmaksa davet mektubunda üretim hattında görev yapacağı yazılmamalı; gerçekten yapılacak faaliyet belgelerin tümünde aynı olmalı. Fuar bileti veya toplantı takvimi, şirket davetini destekleyebilir ancak zorunlu davetin yerine kendiliğinden geçmez.

Türkiye’deki işverenin görev yazısı ve şirket evrakları

Türkiye’deki işveren, ücretli çalışanı adına bir görev yazısı hazırlıyor. Yazı şirket antetinde tarih, kaşe ve imza taşımalı. Başvuru sahibinin adı, görevi, maaşı, şirketteki kıdemi, ziyaretten beklenen iş sonucu, yolculuğun tarihleri, harcamaları ödeyecek taraf ve Türkiye’ye döndüğünde mevcut görevinin devam edeceği yazılıyor. Belçika tarafının mektubunda beş gün yazarken Türkiye’deki yazıda iki haftalık görevlendirme bulunması halinde gerçek programı yansıtan belgelerin düzeltilmesi gerekiyor.

İşverenin ticaret sicili ve oda kaydı dosyada bulunmalı. İmza sirküleriyle vergi levhasının örnekleri de isteniyor. Çalışanın SGK işe giriş bildirgesi, 4A hizmet dökümü ve son üç aylık maaş bordroları ise işveren yazısındaki çalışma bilgisini destekliyor. Şirket yetkilisi veya kendi işletmesini yöneten kişinin SGK ve bordro durumu ücretli çalışanla aynı olmayabilir; kişi kendi işine uygun ticaret kaydı, faaliyet ve gelir belgelerini sunmalı, mevcut olmayan bordroyu varmış gibi düzenlememeli.

Seyahati şirket mi, başvuru sahibi mi ödeyecek?

Masrafları Belçika’daki davetçi, Türkiye’deki işveren veya yolcunun kendisi seyahatin giderlerini karşılayabilir. Ödeyen taraf davet ve görev yazılarında aynı biçimde görünmeli; şirket üstleniyorsa şirketin ödeme gücünü gösteren uygun mali belgeler, kişi kendisi ödüyorsa düzenli gelirini gösteren kişisel hesap hareketleri sunulmalı. Ticari vize listesi son üç aylık vadesiz banka hesabı hareketlerini ve olağan gelir akışını arıyor; kredi kartı ekstresini maaş veya şirket geliri hareketi yerine koymuyor.

Yolcu otelde kalacaksa otelin tam adresi ve konaklama günleri, şirket misafirhanesinde kalacaksa yerin açık adresi ve ev sahipliği teyidi dosyaya eklenebilir. Belçika’daki konaklama türüne göre geçim kaynağının nasıl hesaplandığına ilişkin ayrıntılar Belçika Schengen vizesinde banka hesabı rehberinde bulunuyor. İşverenin masrafları ödeyeceğini beyan etmesi, uçuş ve otel rezervasyonundaki tarihlerle iş programının tutarlı olmasını ortadan kaldırmıyor.

Pasaport, form, sigorta ve seyahat rezervasyonları

Başvuru sahibi son 10 yıl içinde düzenlenmiş, Schengen bölgesinden planlanan son çıkıştan sonra en az üç ay geçerli ve en az iki boş sayfası bulunan pasaportunu hazırlıyor. Kimlik örneği, çevrimiçi doldurulup çıktısı imzalanan başvuru formu, güncel biyometrik fotoğraf ve Türkiye’deki ticari vize kontrol listesinin istediği dil tercih formu dosyaya ekleniyor. Listede iki adet, son altı ay içinde çekilmiş 35 × 45 mm fotoğraf isteniyor; randevu ekranında farklı bir fotoğraf sayısı isteniyorsa merkezdeki yönerge esas alınmalı.

Seyahat sağlık sigortası bütün Schengen bölgesinde, planlanan kalış boyunca geçerli ve en az 30 bin avro teminatlı olmalı. Dönüşlü uçuş rezervasyonu ve tüm kalış süresine ait konaklama bilgisi hazırlanıyor; Türkiye için ticari vize listesi uçak biletinin vize sonucu çıkmadan satın alınmasını şart koşmuyor. Fuarın son gününden önce dönüş rezervasyonu yapılmışsa toplantı programı, giriş-çıkış günleri ve seyahat talebi gerçek takvime göre gözden geçirilmeli.

Hangi konsolosluk üzerinden başvuru yapılacak?

Birden fazla Schengen ülkesine yapılacak iş gezisinde başvuru makamı, asıl varış ülkesi üzerinden belirleniyor. Kalış süresiyle seyahatin asıl amacı, yetkili konsolosluğun belirlenmesinde kullanılıyor. Asıl varış ülkesi belirlenemeyen eşit süreli ziyaretlerde ilk giriş ülkesi kuralı devreye girebiliyor. Örneğin bir günlük Brüksel toplantısı ve dört günlük başka ülkedeki ticari fuar için yalnız Belçika’ya yapılacak ilk uçuşa bakarak Belçika vizesini seçmek doğru olmayabilir. Avrupa Komisyonunun başvuru yetkisi ve süre açıklaması seyahatten en erken altı ay, kural olarak en geç 15 gün önce başvuru yapılabildiğini belirtiyor.

Belçika’nın Türkiye’deki resmî başvuru prosedürüne göre önce Visa on Web üzerinden vize türü seçilip form dolduruluyor. Formun ardından VFS’nin açıkladığı randevu sistemine yönlendirme yapılıyor; başvuru sahibi pasaport, iki şirketten gelen belgeler, finansman, sigorta ve rezervasyonları merkezde teslim ediyor. VFS evrak ve biyometri kabul eden aracı; vize kararını konsolosluk veriyor. Form alanlarının ne anlama geldiği Schengen vizesi başvuru formu rehberinde ayrıca açıklanıyor.

Karar süresi, ret ve Belçika’ya varış

Standart kısa süreli Schengen vize harcı yetişkin için 90 avro. VFS hizmet bedeli ve isteğe bağlı ek hizmetler ayrı kalemler; başvurunun yapılacağı tarihteki tarife, ödenecek toplamı belirliyor. Schengen kısa süreli başvurularda normal karar süresi 15 takvim günü, ayrıntılı inceleme veya ek belge istenirse 45 güne kadar uzayabiliyor. Randevu bulma süresi ile konsolosluk inceleme süresi farklı olduğundan iş toplantısının tarihini yalnız normal karar süresine göre ayarlamak yeterli olmayabilir.

Belge teslimi vize garantisi vermiyor. Ticari ilişki, ziyaretten sonra Türkiye’ye dönüş, finansman ve planlanan faaliyetin geçiciliği dosyada değerlendirilir. Ret halinde gerekçe ve başvuru yoluna ilişkin bilgi karar bildiriminde yer alır. Belçika’da otel veya benzeri bir tesiste kalmayan kısa süreli ziyaretçiler için varıştan sonraki adres bildirimi konusu da gündeme gelir; Belçika’nın 2026 varış bildirimi duyurusunda üç günlük süre, elektronik bildirim kanalı ve otel konaklaması istisnası açıklanıyor. Ticari vize etiketi, sınır kontrolünde seyahat amacı ve kalış belgelerinin sorulmasına engel değil.

Belçika’daki işveren için sahada ücretli çalışacak veya uzun süre ikamet edecek kişi, kısa süreli ticari ziyaretin dışındaki izin yolunu değerlendirmeli. Türkiye’den işe alınan çalışanlara ilişkin bölgesel başvuru değişiklikleri Belçika çalışma izni başvurularındaki dijital süreç haberinde ayrıntılandırılıyor. Belçika’daki muhatap hangi faaliyeti yaptıracağını açıkça belirlediğinde, kısa süreli görüşme daveti ile çalışma izni dosyası arasındaki başvuru yolu da somutlaşır.

Bu haberler de ilginizi çekebilir

Belçika’da yakınını ziyaret edeceklerin davet mektubuna ihtiyacı var

Belçika’ya turist gidecekler önce çevrimiçi form dolduruyor

Danimarka işini yapmamaya devam ediyor: Vize kuyruğu ilerlemiyor

Schengen vizesinde bekleme ülkeden ülkeye değişiyor: 29 ülkenin işlem süreleri